Criação de Assinatura de Email

Assinatura de email personalizada é importante?

Como é a assinatura dos seus emails? Você escreve apenas seu nome ou insere mais alguma informação? Digita ou copia e cola a assinatura inteira novamente a cada email que você envia? Ok, pelo menos a última questão você já deve saber como resolver, afinal não é de hoje que podemos formatar assinaturas padrão que são inseridas automaticamente no final de cada email. Mas quais informações você coloca? Escolheu-as de maneira planejada ou apenas copiou algum modelo bacana que você viu?

Por que personalizar a assinatura?

Com certeza você já recebeu spam e não gostou. Ou aquele seu amigo fez um blog novo ou lançou um site e mandou email para todos os contatos divulgando a novidade. E você, que não estava interessado na novidade, achou chato.

Ora, emails contando do seu novo blog, do seu site, ou da  sua empresa, são invasivos e inconvenientes como alguns comerciais que você não gostaria de vê-los, mas estão ali interrompendo sua programação normal. Não seja a publicidade chata. Faça sua divulgação de maneira elegante e sem ser invasivo.

Quando você personaliza sua assinatura com as informações que deseja divulgar, está se promovendo sem incomodar ninguém. Você responde seus emails normalmente e, no fim, sua assinatura está lá, discreta e educadamente divulgando seu novo blog, site ou empresa e meios de contato.

Que informações a assinatura deve ter?

Depende do que você quer divulgar. Uma regra que pode ser seguida por todos é: a assinatura deve ter sempre seu nome e pelo menos um meio de contato. Agora vamos aos detalhes, para entender porquê colocar ou não certas informações.

Nome

Não é necessário colocar seu nome completo tal qual consta nos seus documentos. Escolha um dos seus sobrenomes, preferencialmente aquele menos comum (para diferenciar você de outras pessoas com nome igual ao seu) e que tenha uma boa sonoridade junto ao seu primeiro nome. Sim!, fale o nome e sobrenome em voz alta para conferir se soa bem, se não tem cacofonia, se é agradável aos ouvidos. Escolher qual nome você irá usar já faz do planejamento e do marketing, da construção da imagem da sua marca pessoal, portanto fique atento e escolha bem.

Função

Mesmo que você não tenha um blog ou site para construir e manter sua reputação profissional na web, ainda assim você pode inserir sua função na sua assinatura, afinal você se comunica com pessoas da sua área e quer ser lembrado profissionalmente, certo? Talvez você seja, por exemplo, um professor de educação física que pretende começar a atuar como personal trainer ao invés de dedicar todo seu tempo dando aulas em academias ou escolas, então você pode incluir a nova função desejada na sua assinatura. Com uma assinatura de email personalizada você estará dizendo aos seus contatos que está atuando também como personal, mas sem ser o chato que interrompe a programação com comerciais.

Assim como o nome, escolha bem a função. Se sua ocupação é em alguma área nova, talvez você leve um bom tempo pesquisando referências até identificar qual é a melhor alternativa para você. Na área de mídias sociais, por exemplo, por serem funções relativamente novas há uma grande diversidade na maneira como os profissionais se definem – passei muitas madrugadas pesquisando como os profissionais da minha área se definem e quais tarefas desempenham para finalmente concluir qual era o nome mais adequado para colocar como minha função (gerenciamento de mídias sociais). Se tiver alguma dúvida sobre qual o melhor nome para sua profissão, não tenha preguiça: pesquise, anote, pesquise tudo de novo e faça mais um tanto de anotações, no fim compare tudo até chegar ao nome mais adequado para você.

Email

Eu sei, é só dar um responder ao autor e a pessoa poderá escrever para você ou mesmo enviar seu email dali direto para o catálogo de endereços. Mesmo assim, é como um padrão: quem usa assinatura personalizada sempre coloca o email. No caso de quem está mudando de email, é mandatório: coloque na assinatura o email que você quer que as pessoas se acostumem a usar para se comunicar com você.

Site/blog

Se você tem site e/ou blog, é claro que você deve inserir o endereço na assinatura dos seus emails. Não perca a oportunidade de divulgar seu conteúdo de maneira elegante e discreta, sem ser o chato dos comerciais.

Telefone

Muita calma nessa hora. Você realmente precisa colocar seu email ali, disponível para todos com quem você trocar emails? Seu trabalho depende disso? Você está disponível para receber ligações a qualquer momento? Não, nem todo mundo vai ter o bom senso de lembrar que você tem mais pessoas para atender e que também precisa de momentos de lazer e descanso. Se você for um profissional autônomo como eu, sugiro não colocar o telefone na assinatura (já vou explicar o motivo). Se você tem uma empresa que tem um fone fixo ou celular que é desligado quando seu expediente se encerra, então tudo bem. Mesmo assim, tenha senso crítico: não precisa colocar todos os seus números de telefone, seja razoável.

Comunicadores instantâneos

Skype, Hangout, WhatsApp, Telegram, Viber… Se divulgar todos esses contatos para todo mundo, você ainda vai conseguir trabalhar? A menos que seu trabalho exija que você disponibilize tantas formas de contato com tanta gente, sugiro não colocar essas informações na sua assinatura personalizada de email. Você está tentando analisar o briefing de um cliente, pesquisando e estudando um planejamento, preparando uma nova série para o aluno que contratou você como personal trainer, programando as tantas entregas dos deliciosos cupcakes que encomendaram com você, e o pessoal querendo contar como foi o feriado, mandando vídeos engraçados, etc. Não dá, não na hora em que você está trabalhando.

 

Logotipo e imagens em geral

Se você já tem uma identidade visual, é bacana usar seu logotipo na assinatura para ir construindo e reforçando a imagem da sua marca. Se não tiver, resista à tentação e deixe apenas texto. A assinatura toda em imagem, no entanto, não é uma boa alternativa.Embora atualmente todos os serviços de email venham previamente configurados para exibir imagens, alguns usuários desabilitam essa função, como tantas empresas e também deficientes visuais (para um deficiente visual, a usabilidade da tela como você está acostumado a ver é horrível). Prefira, portanto, usar imagem no máximo para seu logotipo, deixando como texto o restante das informações.

Cláusula de confidencialidade

Em emails de empresas é praticamente unanimidade: todas as assinaturas devem ter um texto avisando que as informações são confidenciais e portanto não podem ser repassadas e avisos do gênero. Algumas empresas fazem textos enormes e ainda colocam a tradução em inglês. Menos, por favor, assinatura de email não é lugar para “textão”. Exercite a objetividade e escreva apenas um texto curto, o mais breve possível. Tradução para outras línguas vale apenas se você usa esse email para se comunicar com pessoas que não falem português. Se você usa seu email para participar de listas de discussão, essa cláusula é interessante – não vai impedir mal intencionados de usarem o que você escreveu, mas pelo menos ajuda na hora de exigir que a pessoa se retrate por ter usado suas palavras sem sua autorização prévia.

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